1. Chấp nhận và phạm vi áp dụng

1.1. Khi bạn đăng ký, chọn xác nhận điều khoản một cách chủ động, thanh toán hoặc tiếp tục sử dụng sau khi được thông báo hợp lệ về phiên bản áp dụng, bạn giao kết Điều khoản này theo quy định pháp luật. Nếu thay mặt tổ chức, bạn cam kết có thẩm quyền đại diện và phải thông báo điều khoản cho người được cấp tài khoản phụ.

1.2. Điều khoản áp dụng đối với việc truy cập hệ thống Mailix Email Marketing, thử nghiệm, sử dụng API, tải danh sách liên hệ, tạo chiến dịch, gửi email, đo lường kết quả và các tính năng tương ứng với gói đã mua. Đơn hàng/hợp đồng dịch vụ ký riêng, phụ lục xử lý dữ liệu và nghĩa vụ pháp luật bắt buộc được ưu tiên trong phạm vi tương ứng nếu có khác biệt.

1.3. Nếu không đồng ý, bạn không được kích hoạt hoặc tiếp tục sử dụng chức năng gửi email. Bạn có quyền liên hệ Mailix để giải quyết phần dịch vụ đã thanh toán theo hợp đồng và pháp luật áp dụng.

2. Điều kiện tài khoản và xác minh khách hàng

2.1. Khai báo thông tin thật, cập nhật email liên hệ, doanh nghiệp/cá nhân sử dụng, lĩnh vực kinh doanh và tên miền gửi; cung cấp giấy tờ xác minh hoặc ủy quyền hợp lệ khi có yêu cầu hợp lý. Mailix có thể trì hoãn quyền gửi đến khi hoàn thành thẩm định rủi ro.

2.2. Bảo mật mật khẩu, khóa API, phiên đăng nhập; phân quyền người dùng và thông báo ngay sự cố truy cập trái phép. Không được giả mạo danh tính, người gửi, tên miền, thương hiệu hoặc che giấu chủ thể quảng cáo.

2.3. Agency hoặc nhà thầu dùng Mailix cho khách hàng cuối phải có quyền đại diện phù hợp, xác định được doanh nghiệp được quảng cáo, nguồn danh sách và chủ thể chịu trách nhiệm về nội dung. Việc dùng nhiều tài khoản để né chặn, chia sẻ trái phép hạ tầng hoặc bán lại dịch vụ gửi khi chưa được phép đều bị cấm.

3. Quy định bắt buộc đối với danh sách email

3.1. Chỉ gửi thư quảng cáo khi người nhận đã đồng ý trước, rõ ràng và hợp lệ. Bạn phải chứng minh được phạm vi đồng ý bao gồm việc nhận email quảng cáo cho mục đích tương ứng. Danh sách “đã từng mua hàng”, email công khai, dữ liệu trên mạng xã hội, dữ liệu lấy từ phần mềm khác, dữ liệu sự kiện hoặc dữ liệu khách hàng cũ không tự động hợp lệ.

3.2. Nghiêm cấm danh sách mua, thuê, quét từ internet, danh sách rò rỉ, thu thập bằng phần mềm trái phép hoặc nhận từ bên khác mà không chứng minh được cơ sở pháp lý và quyền gửi quảng cáo. Không sử dụng email đoán tự động, địa chỉ bẫy spam hoặc nhập lại danh sách đã bị khiếu nại/từ chối.

3.3. Lưu bằng chứng người nhận đã đồng ý: nguồn, thời điểm, cách đăng ký, nội dung thông báo, dấu vết xác nhận và lịch sử rút đồng ý/từ chối. Thông tin đăng ký, yêu cầu từ chối và thông tin xác nhận từ chối phải được bảo quản ít nhất 01 năm hoặc lâu hơn nếu pháp luật/tranh chấp yêu cầu. Chỉ lưu dữ liệu cần thiết và bảo vệ phù hợp.

3.4. Khi Mailix có lý do hợp lý cần thẩm tra chiến dịch, bạn phải cung cấp chứng cứ phù hợp trong 02 ngày làm việc từ khi được yêu cầu (hoặc khẩn cấp hơn khi có nguy cơ đang diễn ra). Mailix có thể tạm dừng gửi trong thời gian xác minh. Tính năng xác minh email/làm sạch dữ liệu chỉ kiểm tra yếu tố kỹ thuật, không xác minh sự đồng ý nhận quảng cáo.

4. Tiêu chuẩn nội dung và thủ tục từ chối nhận thư

4.1. Email quảng cáo tại Việt Nam phải có nhãn [QC] hoặc [AD] đặt đầu tiên trong chủ đề, tiêu đề trung thực, nội dung hợp pháp, thông tin rõ ràng về người quảng cáo (tên, số điện thoại, email, địa chỉ và website/mạng xã hội nếu có) và thông tin giá cước nếu luật yêu cầu.

4.2. Mỗi email quảng cáo phải có cách từ chối nhận thư dễ thấy ở cuối email; người nhận được từ chối mọi sản phẩm của người quảng cáo. Bạn phải duy trì kênh từ chối hợp pháp qua website/mạng xã hội, email và điện thoại. Nếu Mailix cung cấp nút/link unsubscribe, bạn vẫn chịu trách nhiệm vận hành các kênh còn lại theo luật.

4.3. Khi nhận yêu cầu từ chối, bạn phải ngừng gửi ngay loại thư bị từ chối, gửi xác nhận nhận yêu cầu một lần không kèm quảng cáo, lưu trạng thái vào danh sách loại trừ và không tái nhập để gửi lại. Không yêu cầu người nhận đăng nhập hay trả phí mới được từ chối.

4.4. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác hợp lệ với người nhận, không gửi quá 03 thư điện tử quảng cáo tới cùng một địa chỉ trong 24 giờ. Không gửi email nhằm né giới hạn hoặc cố ý né lọc spam; phải tuân thủ luật tại thị trường nhận nếu có áp dụng.

4.5. Theo dõi và xử lý kịp thời email bị trả lại, bị tố cáo spam, địa chỉ không hợp lệ và các phản hồi. Không sử dụng cấu hình SPF/DKIM/DMARC hoặc thương hiệu Mailix để tạo ấn tượng Mailix bảo đảm một chiến dịch là hợp pháp.

5. Chính sách không khoan nhượng đối với gian lận và hành vi cấm

Bạn không được sử dụng Mailix để:

• Gửi email lừa đảo đầu tư, kiếm tiền, tuyển dụng, trúng thưởng, hoàn tiền, giả mạo ngân hàng, cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Đánh cắp mật khẩu, mã OTP, dữ liệu tài chính; dẫn tới website giả, phần mềm độc hại, mã độc hoặc hệ thống thu thập thông tin trái phép.
• Gửi spam, gửi không có sự đồng ý, sử dụng danh sách mua bán trái phép, xâm phạm đời tư, quấy rối hoặc tiếp tục gửi sau khi bị từ chối.
• Quảng cáo sản phẩm/dịch vụ bị cấm, kinh doanh không có điều kiện/giấy phép bắt buộc, hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ, nội dung trái pháp luật.
• Che giấu người gửi thực tế, giả mạo header/domain, phát tán thông tin sai lệch có mục đích lừa dối, mạo nhận chứng nhận uy tín.
• Tấn công, quét, khai thác lỗ hổng, tạo tài khoản ảo, né chặn, vượt quota trái phép hoặc sử dụng API/hạ tầng làm ảnh hưởng đến khách hàng khác.
• Bán lại quyền truy cập hạ tầng gửi email, cho thuê tài khoản, phân phối dịch vụ dưới thương hiệu khác khi không có thỏa thuận với Mailix.

Các ngành hàng có điều kiện hoặc rủi ro cao có thể phải cung cấp giấy phép và được thẩm định riêng. Việc Mailix cho phép kích hoạt về mặt kỹ thuật không có nghĩa Mailix bảo chứng hay cấp phép hoạt động quảng cáo đó.

6. Quyền giám sát, ngăn chặn và chấm dứt của Mailix

6.1. Mailix được áp dụng biện pháp bảo vệ hệ thống, người nhận và uy tín gửi thư: giới hạn tốc độ, kiểm duyệt mẫu, chặn một chiến dịch/danh sách, hạn chế API, yêu cầu xác minh lại hoặc tạm dừng quyền gửi khi có chỉ dấu có căn cứ (bounce/khiếu nại bất thường, báo cáo phishing, thông báo nhà cung cấp hạ tầng, dấu hiệu mạo danh…). Việc rà soát chỉ thực hiện trong phạm vi cần thiết và phù hợp pháp luật về dữ liệu cá nhân.

6.2. Mailix có thể khóa gửi ngay, không báo trước khi có nguy cơ cấp bách về lừa đảo, mã độc, spam nghiêm trọng, đe dọa hạ tầng hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền. Sau đó Mailix thông báo trong phạm vi được phép và cho khách hàng gửi chứng cứ giải trình. Tạm khóa nhằm phòng ngừa rủi ro không đồng nghĩa xác định khách hàng đã phạm tội.

6.3. Vi phạm nhẹ có thể khắc phục sẽ được hướng dẫn sửa và kiểm tra lại; trường hợp cố ý, nghiêm trọng, tái diễn, khai man hoặc không hợp tác có thể bị chấm dứt dịch vụ theo hợp đồng và pháp luật. Việc hoàn phí, truy xuất dữ liệu và khoản phải thanh toán giải quyết công bằng theo phần dịch vụ đã sử dụng, lỗi và quy định bắt buộc; không mặc định mất toàn bộ tiền.

6.4. Bạn có thể phản hồi và gửi bằng chứng tại info@mailix.vn. Mailix đánh giá thông tin hợp lý, phối hợp nhà cung cấp hạ tầng và cơ quan chức năng khi có căn cứ pháp lý; không bán hoặc phát tán dữ liệu người nhận để phục vụ mục đích ngoài hợp đồng.

7. Trách nhiệm của khách hàng và nghĩa vụ của Mailix

7.1. Khách hàng quyết định sản phẩm quảng cáo, nội dung, thời điểm, tệp người nhận và cơ sở pháp lý; phải chứng minh quyền sử dụng thương hiệu, dữ liệu và giấy phép có liên quan; bảo đảm nhân sự/đại lý của mình tuân thủ. Khách hàng bồi thường thiệt hại thực tế, hợp lý do vi phạm của mình gây ra theo phần lỗi và quy định pháp luật, không bao gồm thiệt hại do lỗi của Mailix.

7.2. Mailix có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ của mình với tư cách nhà cung cấp dịch vụ công nghệ hoặc các vai trò pháp lý khác thực tế phát sinh: bảo vệ hệ thống, có biện pháp chống spam thích hợp, bảo vệ dữ liệu, tiếp nhận xử lý phản ánh và hợp tác với cơ quan có thẩm quyền. Không có điều khoản nào miễn Mailix khỏi lỗi, nghĩa vụ bắt buộc hoặc trách nhiệm không được phép hạn chế theo pháp luật.

7.3. Các thông tin hiển thị về tỷ lệ inbox, tốc độ, tỷ lệ mở/click hoặc hiệu quả chiến dịch là mục tiêu, mô tả hoặc số liệu minh họa nếu không có bảo đảm bằng văn bản. Không bên nào được hiểu việc sử dụng dịch vụ là bảo đảm thư vào Inbox, không bị nhà cung cấp email chặn hoặc chắc chắn tạo doanh thu.

8. Dữ liệu cá nhân, bảo mật và nhà cung cấp phụ

8.1. Đối với dữ liệu danh sách/chiến dịch, khách hàng thông thường xác định mục đích xử lý và chịu trách nhiệm căn cứ pháp lý; Mailix xử lý để cung cấp chức năng theo chỉ dẫn hợp pháp. Với dữ liệu tài khoản, hóa đơn, bảo mật, Mailix có thể có vai trò riêng. Vai trò cụ thể, nhóm dữ liệu, bên xử lý phụ và nghĩa vụ chuyển dữ liệu xuyên biên giới được mô tả thêm trong Chính sách bảo mật/DPA phù hợp thực tế vận hành.

8.2. Mailix áp dụng các biện pháp bảo mật hợp lý và không bán dữ liệu danh sách người nhận của khách hàng. Khách hàng phải bảo mật khóa API, mật khẩu và thông tin người nhận; không tải lên dữ liệu cá nhân nhạy cảm vượt quá nhu cầu/chưa có điều kiện hợp pháp.

8.3. Dịch vụ có thể sử dụng đơn vị cung cấp hạ tầng/gửi thư trong và ngoài Việt Nam. Mọi xử lý hoặc chuyển dữ liệu ra nước ngoài (nếu có) phải tuân thủ điều kiện, hồ sơ, đánh giá và thông báo theo pháp luật hiện hành. Danh sách đơn vị xử lý phụ và địa điểm xử lý phải được Mailix công bố trước khi đưa bản này vào áp dụng chính thức.

8.4. Khi hợp đồng kết thúc, khách hàng được yêu cầu xuất dữ liệu trong thời gian quy định của hợp đồng; Mailix xóa/ẩn danh theo chính sách lưu trữ và pháp luật, trừ chứng cứ, log, bản sao lưu cần thiết có cơ sở giữ hợp pháp. Yêu cầu của chủ thể dữ liệu được giải quyết theo vai trò mỗi bên và luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

9. Phí, gói dịch vụ và ngừng cung cấp

9.1. Giá, thuế, hạn mức email, tên miền, kỳ hạn, quyền API, hỗ trợ và điều kiện gia hạn hiển thị ở đơn hàng/gói mà bạn xác nhận. Phí vượt hạn mức hoặc gia hạn có thu phí không được áp dụng ngoài điều kiện đã công bố và chấp thuận hợp lệ.

9.2. Đối với dịch vụ trả phí, việc hoàn phí khi ngừng trước hạn thực hiện theo đơn hàng, căn cứ lỗi thực tế và pháp luật bảo vệ người tiêu dùng. Trường hợp hệ thống không cung cấp dịch vụ do lỗi Mailix, khách hàng có quyền đề nghị khắc phục hoặc xử lý phần phí tương ứng theo luật.

9.3. Mailix có thể tạm ngưng khi hết kỳ, quá hạn thanh toán theo điều kiện đã công bố hoặc khi phát sinh căn cứ chống lạm dụng. Mailix không có quyền tùy tiện xóa dữ liệu khách hàng trái quy định hoặc thay đổi hồi tố giá của kỳ đã thanh toán.

10. Quyền sở hữu và giới hạn công nghệ

10.1. Nền tảng, mã nguồn, giao diện, tài liệu và thương hiệu Mailix thuộc về Mailix hoặc chủ thể cấp phép hợp pháp. Bạn được sử dụng chức năng thuộc gói, không được sao chép, khai thác ngược trái phép, phân phối hoặc cho thuê lại nền tảng.

10.2. Nội dung, dữ liệu và nhãn hiệu hợp pháp của bạn vẫn thuộc bạn/chủ sở hữu tương ứng. Bạn cho phép Mailix xử lý giới hạn các dữ liệu đó để cung cấp, duy trì, bảo vệ dịch vụ và đáp ứng nghĩa vụ pháp luật; không cấp quyền bán danh sách người nhận.

11. Khiếu nại, thông báo và hợp tác với cơ quan chức năng

11.1. Nếu nhận phản ánh về spam, lừa đảo, bản quyền hoặc dữ liệu cá nhân liên quan tài khoản của bạn, Mailix có thể yêu cầu giải trình, bảo toàn bằng chứng, chuyển thông tin trong phạm vi hợp pháp và phối hợp các bên để ngăn ngừa thiệt hại. Bạn phải hợp tác trung thực và kịp thời.

11.2. Mailix chỉ cung cấp dữ liệu cho cơ quan có thẩm quyền khi có căn cứ/yêu cầu hợp pháp, giới hạn phạm vi cần thiết và thông báo cho khách hàng nếu pháp luật cho phép. Các sự cố được xử lý theo trách nhiệm mỗi bên; không có nghĩa vụ cản trở hoạt động điều tra hợp pháp.

12. Giới hạn trách nhiệm

12.1. Khi được phép theo pháp luật và đặc biệt trong giao dịch B2B, mức bồi thường hợp đồng của mỗi bên có thể được giới hạn theo khoản phí 12 tháng trước sự kiện, nếu được quy định trong đơn hàng/hợp đồng. Ngoại lệ là các nghĩa vụ bắt buộc và hành vi pháp luật không cho phép giới hạn, bao gồm vi phạm cố ý/gian lận, các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu và quyền của người tiêu dùng.

12.2. Mailix không thể kiểm soát toàn bộ quyết định lọc thư của Gmail, Outlook, Yahoo, ISP hoặc hệ thống nhận thư khác; tuy nhiên vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ do chính mình cam kết và các trách nhiệm pháp luật không được phép loại trừ.

13. Sửa đổi Điều khoản

13.1. Mailix lưu lịch sử phiên bản và công bố ngày cập nhật. Đối với sửa đổi ảnh hưởng đáng kể đến giá, dữ liệu, quyền hoặc nghĩa vụ, Mailix thông báo trước hợp lý và xin chấp thuận mới trong trường hợp cần thiết; không tự động thay nội dung hợp đồng đã ký nếu không có cơ sở.

13.2. Các thay đổi khẩn cấp để đáp ứng luật hoặc ngăn nguy cơ an toàn có thể có hiệu lực sớm trong phạm vi cần thiết và sẽ được thông báo phù hợp. Nếu bạn không đồng ý với phiên bản được đề xuất, quyền kết thúc và hoàn phí (nếu có) được giải quyết theo đơn hàng và pháp luật.

14. Pháp luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Điều khoản được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Các bên ưu tiên thương lượng, khiếu nại qua kênh hỗ trợ. Nếu không giải quyết được, tranh chấp được đưa đến cơ quan giải quyết tranh chấp có thẩm quyền theo pháp luật; không tước quyền lựa chọn hợp pháp của người tiêu dùng. Điều khoản không hợp lệ không làm vô hiệu toàn bộ những điều khoản còn lại nếu pháp luật cho phép.

15. Thông tin đơn vị cung cấp và liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN MAILIX · Mã số thuế: 0318467290

Website: https://mailix.vn/ · Email hỗ trợ và tiếp nhận phản ánh: info@mailix.vn

Đối với phản ánh về spam, giả mạo, lừa đảo hoặc dữ liệu cá nhân phát sinh từ việc sử dụng Mailix, vui lòng gửi kèm đường dẫn, tiêu đề email, thời điểm gửi hoặc bằng chứng liên quan qua địa chỉ email trên. Không gửi mật khẩu, OTP hoặc dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.